ОФИС НА МЕРОПРИЯТИИ

Как сделать удобно на выезде и не раздеть офис

"А можно страничку распечатать?"

Как часто этот вопрос ставит в тупик организатора мероприятия. И на свадьбе, и на большом конгрессе случается, что в доступном радиусе нет оргтехники. В этом тексте мы попробуем найти универсальное решение.

Итак, какая техника может понадобиться, и стоит ли 'раздевать' свое рабочее место.

Зачем?
В наш уже абсолютно цифровой век необходимость что-то напечатать, распечатать или скопировать все еще возникает.

Это может быть указатель, бланк, протокол, комментарии к презентации, рабочие материалы к совещанию, подстрочник к речи - что угодно.

Задача организатора, конечно, не быть печатной мастерской, но и отказать будет нехорошо.

Откуда?
Конечно в офисе организатора - за углом на соседней улице или в паре тысяч километров от площадки скорее всего все есть. Но стоит ли везти из офиса то, что там не стоит без дела?

Из нашего опыта единственное хорошее самостоятельное решение - постоянный мобильный офис. Это решение для небольших организаторов или организаторов - одиночек. Его суть в том, что вся ваша оргтехника изначально планируется, как что-то для перевозки. В идеальном сценарии - это ящик или ящики на колесах, где надежно закреплено оборудование и есть запас расходных материалов. Не самое дешевое решение, но вы в любой точке готовы к работе, как на работе.

Если прелести постоянной жизни 'на колесах' - не ваш вариант, можно попробовать иметь отдельный набор для выезда. Это с одной стороны надежнее, но с другой требует дисциплины. За техникой нужен разнообразный уход, особенно если период ее простоя затягивается. Да и вспомнить о расходниках не в последний момент - тоже требует дисциплины.

В современном мире организации мероприятий арендует все. Оргтехника - не исключение. От частных лиц на сайтах бесплатных объявлений, до больших ребят, специализирующихся только на IT железе - выбор большой и с каждым годом приходит во все более отдаленные от столиц города.

Что?
Как выбрать оптимальный набор оборудования?
Своеобразный must have - это МФУ. Потребность скопировать или отсканировать возникает едва ли не чаще, чем необходимость печатать. Полноцветная печать при этом скорее фетиш. В большинстве случаев без нее можно обойтись.

Хороший тон иметь пару-тройку запасных ноутбуков (в зависимости от масштаба мероприятия). Не все готовы отдать свой компьютер, не всегда есть специалист, который сможет настроить принтер на чужом компьютере. Это стало почти вопросом личной гигиены.

Удобно и полезно привезти хотя бы один резак и ламинатор. Ножницы и прочую канцелярию никто не отменял, но аккуратный край и защита от влаги часто делают оперативно сделанную распечатку неотличимой от домашней заготовки

Особняком стоит вопрос организации штабов, пресс-центров, больших офисов организатора. Здесь, конечно, не может быть речи о самодеятельности. Вы, как организатор, вряд ли готовы самостоятельно заниматься строительством сцены и приготовлением канапе на 1000 гостей. С оргтехникой все то же самое.

Построение чего-то большего, чем офис на троих - задача, требующая понимания специфики. На больших мероприятиях важно иметь гибкий комплект, который с одной стороны соответствует поставленной задаче, а с другой позволяет адаптироваться к изменениям. Здесь в ход идут и разного класса устройства - компьютеры, роутеры, печатные машины, иногда и файловые серверы - и конечно квалифицированный персонал.

Кто?
Мы подошли к еще одному важному вопросу: кто за это все ответит? Любой, даже небольшой выездной офис имеет смысл только если в нем есть хозяин. Тогда и чай будет горячим, и стулья в порядке, и принтер готов к печати.

В проектах побольше за оргтехникой следят отдельные люди. Это не просто и не столько специалисты по проводам и цифрам, а в гораздо большей степени служба очень оперативной поддержки. Во время мероприятия IT специалист выходит из своей стандартной полудремы и работает в общем интенсивном ритме, когда решение актуально 'либо сейчас, либо никогда!'

Резюме
Часто организатор - даже не от жадности - привозит на мероприятие только то, что отражено в клиентской смете. И так же часто потом от клиента слышит: 'как же так? А вот наш прошлый подрядчик...'
Судьбы и привычки предшественников - не лучшая мотивация, но и сделать удобной свою работу в полях - сегодня задача из совсем простых.